コンプライアンス推進体制

基本的な考え方

当社では、企業理念を実現するためのあるべき姿を示した「基本姿勢」、「基本姿勢」を具体化した「企業行動原理」を定めています。また、環境変化や社会の動向を反映させた「コンプライアンス・マニュアル」を日常業務の遂行において遵守しなければならないグループ共通のものとして利用しています。これらの徹底が当社におけるコンプライアンスの基本と認識し、法令、社会倫理、企業規範などの遵守を全社員へ浸透させる活動を推進しています。
社員一人ひとりが、法令や社内ルールなどを遵守し高い倫理観に基づいた企業活動を行っていくことを通じて、お客さまをはじめとするすべてのステークホルダーの信頼に応え、企業の社会的責任を果たしていきます。

【2020年度の実績】

  • 全従業員・役員を対象としたコンプライアンス研修
    研修実施:5回 情報発信:12

コンプライアンスの推進体制

「コンプライアンス規程」に基づいて、取締役会を頂点として、コンプライアンス委員会やコンプライアンス担当専務、各部署のコンプライアンス・オフィサーなどで構成される全社的な体制を構築しています。また、当社が経営を管理する関係会社についても、各社の定める「コンプライアンス規程」に則り、適切なコンプライアンス体制を構築するよう、一元的に把握管理しています。当社は各社のコンプライアンス遵守状況等について、定期的および必要に応じて都度、申請・報告を受けて遵守状況の把握を行い、必要に応じて適切な対応を行っています。

取締役会

コンプライアンス委員会で審議された事項を決議し、コンプライアンスに関する重要事項について、コンプライアンス委員会から報告を受けます。

コンプライアンス委員会

社⻑を委員⻑とし、原則、年4 回開催しています。
「コンプライアンス規程」「コンプライアンス・マニュアル」等の制改定や「コンプライアンス・プログラム」の策定等、コンプライアンスに関する重要事項の審議と、情報管理を含むコンプライアンス遵守・徹底に関する事項の把握と決定を⾏います。

コンプライアンス・プログラム

コンプライアンスを推進するための実践計画として「コンプライアンス・プログラム」をコンプライアンス委員会で策定し、全社的に実施されます。実施結果はコンプライアンス委員会に報告されます。また、関係会社においても、同様に「コンプライアンス・プログラム」を策定し、進捗と達成状況は当社に報告されます。

コンプライアンス推進体制図

  • ※1 各部室に配置、部室のコンプライアンスを推進
  • ※2 各部室に配置、コンプライアンス・オフィサーを補佐

コンプライアンス・マニュアル

「ヒューリックの企業行動原理」と「私たちの行動規範」に基づき、役職員全員がコンプライアンスを推進するための規程として、当社グループ共通の「コンプライアンス・マニュアル」で次の事項を定めています。
さらに、コンプライアンス研修とコンプライアンスに関する情報発信を通じて、全員が内容を理解し、積極的に実践することを周知・徹底しています。

  1. 人権の尊重、差別・ハラスメントの禁止
  2. 法令・ルールの遵守
  3. 業務は誠実・公正に遂行する
  4. 情報の適切な管理
  5. インサイダー取引規制
  6. 反社会的勢力との関係遮断
  7. 環境保全への配慮
  8. ベストコミュニケーションの維持、活性化
  9. 知的財産権の尊重
  10. 贈賄の禁止および接待・贈答について
  11. 取引の透明性・合理性確保について

コンプライアンス研修の実施

腐敗防止に関連した贈賄の禁止および接待・贈答、取引の透明性・合理性確保、知的財産権、インサイダー取引規制、反社会的勢力との関係遮断等のコンプライアンス・マニュアルに即したテーマなどについて、定例的にコンプライアンス研修を実施し、全従業員にコンプライアンスを浸透させています。コンプライアンス研修では全社的なテーマのほか、不動産事業特有のコンプライアンスも考慮しつつ、重要テーマを定め、ディスカッション等も適宜実施しています。また、コンプライアンス研修を補足する形でコンプライアンスに関連するニュース・Q&Aを月1回、社内イントラネットに掲載しています。この他、新入社員研修、中途社員向け研修、新任役員(関係会社を含む)を対象とした外部研修などを実施しています。これらに加えて、2020年度は管理職に対するハラスメント研修を実施しました。

2020年度コンプライアンス研修

  • 実施回数研修実施5回(全社員向け4回・役員向け1回)、情報発信12回
  • 参加者数全従業員(派遣社員を含む)

コンプライアンス違反への対処

当社は法令等違反や服務規律違反など、コンプライアンス上問題がある(または疑義がある)事実を認識した場合は、直ちに「コンプライアンス・オフィサー」(または「コンプライアンス管理者」)を通じて「所管部」、「コンプライアンス担当専務」に報告のうえ、必要に応じて事実の調査等を実施し、原因の究明と再発防止に関する必要な措置を講じます。グループ会社においても上記に準じた対応を行い、当社に報告されます。

  • 当社事業・サービス、取引方法等におけるコンプライアンス違反件数(2020年度):0件
    • -法令等違反や罰金の支払等、発生件数:0件
    • -当社の規程等の違反、または疑義ある事象:0件

コンプライアンス・ホットライン

コンプライアンス上問題がある行為を知った場合は、原則として所属する部室のコンプライアンス・オフィサー(またはコンプライアンス管理者)に報告・相談しますが、報告・相談しても適切な是正がなされないと考える場合や問題の性質上、コンプライアンス・オフィサー等に相談することに抵抗を覚える場合は、当社とグループ各社の社内外に設置された「コンプライアンス・ホットライン」に直接通報することができます。コンプライアンス・ホットラインの設置については、コンプライアンス研修を通じてグループ全員に周知徹底しています。

対象者

当社の役職員(派遣社員、パートスタッフ等を含む)に加え、退職者、当社の取引先の社員

対象事項

人権侵害、腐敗行為、贈収賄、労働問題の不遵守、各種ハラスメント等に関する法令違反や服務規律違反など、コンプライアンス事項に疑義を持った場合

通報者

誰でも

通報者の保護

通報は匿名でも可能。通報者のプライバシーは尊重され、通報を理由として不利益な処遇を受けることはありません。

通報を受けた場合の対応

通報を受けた場合、通報者のプライバシーに細心の配慮をしつつ、事実調査を行い、速やかに対応します。
通報窓口は、書面・電子メールにより通報がなされた場合、速やかに通報者に通報受領の通知を行います。その後、通報窓口は調査の要否について公正かつ誠実に検討し、原則、通報者に対し今後の対応について通知します。

社内窓口が受け付けた通報については、社内窓口が事実調査等を行い、それに関する事項の処理内容を通報者にフィードバックします。社外窓口(担当弁護士)が受け付けた通報については、担当弁護士がその内容を社内窓口(グループ会社からの通報の場合には、当該グループ会社の社内窓口及び親会社の法務・コンプライアンス部長)に連絡し、社内窓口が必要な事実調査等を行い、その結果を担当弁護士に報告します。その内容に基づいて担当弁護士から通報者にフィードバックします。
また、通報内容が経営に係る不正事項である場合には、通報を受けた担当弁護士は、監査役(グループ会社からの通報の場合には親会社の監査役も含む)に対しても連絡を行い、この場合には、監査役が必要な事実調査等を行ったうえで、その結果を担当弁護士に報告し、その内容に基づいて担当弁護士からフィードバックします。

  • 社内窓口総合企画部長、同副部長、法務・コンプライアンス部長(チーフ・コンプライアンス・オフィサー)、2018年より女性の窓口を追加
  • 社外窓口弁護士事務所、2018年より当社顧問弁護士事務所以外の弁護士事務所も窓口に追加

グループ各社も上記に準ずる通報受付体制を構築しています。

外部委託におけるコンプライアンス

不動産部門の行う外部委託の取り扱いは「不動産外部委託管理規程」に基づき、関係法令及び行政機関の指導を尊重し公正な取引を行っています。
委託先の選定にあたっては、業務遂行のための実績と能力、業務遂行体制の適切性、手順の明確性、業務管理体制の適切性、反社会的勢力との関係等、その他必要な事項などを慎重に確認して総合判断を行っています。

反社会的勢力への対応

当社では、「コンプライアンス・マニュアル」において反社会的な活動や勢力に対する一切の関係遮断を定め、反社会的勢力との取引の排除を推進するための具体的な手続きとして「反社会的勢力対応ルール」を整備して運用しています。
また、組織的な推進をするための統括部署を法務・コンプライアンス部とし、反社会的勢力対応のための社内体制の整備、従業員の安全確保、外部専門機関との連携等の一連の取り組みを行っています。

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